Cách đo lường hiệu quả khi triển khai ERP

Đo lường hiệu quả là chìa khóa để biết dự án triển khai ERP của doanh nghiệp đang đạt được kết quả như thế nào. Để có thể đảm bảo rằng dự án của mình luôn đi đúng hướng và mang lại những lợi ích mong đợi, thì trong quá trình triển khai doanh nghiệp luôn phải đo lường và so sánh một số chỉ tiêu đã đạt được so với trước đó. 
Nguồn bài viết: Kinh nghiệm triển khai ERP thành công áp dụng mọi doanh nghiệp
Quan sát hiệu quả thực tế

Dấu hiệu thành công đầu tiên là đưa hệ thống ERP vào hoạt động mà không làm công ty phải đóng cửa hoặc suy giảm doanh thu. Doanh nghiệp cần phải quan sát, đánh giá và xem xét liệu dự án có đi đúng tiến độ, đúng mục tiêu của kế hoạch hay không, từ đó chuẩn bị những bước tiếp theo trong lộ trình triển khai.
Thực tế khi triển khai hệ thống ERP, hầu hết mọi doanh nghiệp sẽ gặp những trục trặc và khó khăn nhất định. Phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện, chi phí và thời gian triển khai kéo dài khiến cho mục tiêu đề ra từ ban đầu không hoàn thành.
Nếu sai lệch giữa thực tế so với kế hoạch ban đầu quá nhiều, doanh nghiệp cần phải ngay lập tức đề xuất phương án để khắc phục ngay, tránh tình trạng triển khai kéo dài mà không mang lại hiệu quả.

Đo lường các kết quả

Cách bạn có thể đo lường xem hệ thống ERP doanh nghiệp đã triển khai có hiệu quả hay không là dựa vào số liệu báo cáo thu được sau đó. Có rất nhiều dữ liệu bạn cần tính toán để xem hệ thống ERP có đang mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong đó, 2 chỉ số là TCO và ROI có thể giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh nhất. 
Sau khi áp dụng ERP, bạn có thể đo lường cả hai chỉ số để xem có sự thay đổi so với trước khi áp dụng phần mềm ERP hay không? Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như sự thay đổi của điều kiện thị trường để có đánh giá chính xác nhất.

Xem xét tổng thể hoạt động

Ngoài các số liệu có thể đo lường được, doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố vô hình khác. Rất có thể những yếu tố vô hình này sẽ là liên đới giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu quả kinh doanh. Chẳng hạn, việc triển khai ERP có thể cải thiện tối đa quan hệ với khách hàng, điều này sẽ thể hiện qua:  

• Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
  
• Giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên 
  
• Tối ưu chi phí sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
  
• Cung cấp dữ liệu nhanh chóng và chính xác
  
• Thời gian giải quyết các nghiệp vụ và sự cố phát sinh nhanh hơn
  
• Dòng tiền được quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn
  
• Lòng trung thành thương hiệu của khách hàng được nâng cao
  

Theo dõi tổng thể hoạt động vận hành của doanh nghiệp
Các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đạt được những kết quả khả quan hơn từ việc áp dụng ERP, tuy nhiên điều này lại khó có thể đo lường bằng số liệu. Ví dụ, quan hệ khách hàng được cải thiện có thể là kết quả của việc nhân viên ít mắc lỗi hơn, thời gian phản hồi nhanh hơn do khả năng tiếp cận thông tin liên quan tốt hơn hoặc một số yếu tố khác. 
Vì vậy, có một số dữ liệu sẽ đo lường được từ kết quả sau khi triển khai ERP, cũng có một số khía cạnh không dễ dàng để xác định. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải xem xét và đánh giá toàn bộ hoạt động của mình.

Đánh giá thông qua các chỉ số nội bộ

Một số chỉ số đánh giá sự thành công của ERP đều rất dễ nhìn thấy trong công ty tuy nhiên không thể định lượng được. Do hệ thống ERP đã trở thành một phần trong công việc hằng ngày. Nhân viên thấy hệ thống dễ làm việc hơn hoặc ít gặp rắc rối hơn khi sử dụng so với hệ thống cũ. Quy trình làm việc, vận hành ít bị phân mảnh hơn. Các nhà quản lý sẽ có nhiều thời gian để đưa ra được kế hoạch phát triển tốt hơn. Điều này cũng nên được xem như một thước đo của việc triển khai hệ thống ERP thành công.